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以工匠之心做PPT

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Excel048-分组也能这么任性?感觉真是妙不可言!  

2017-09-19 20:12:01|  分类: 抛砖引玉 |  标签: |举报 |字号 订阅

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Excel048-分组也能这么任性?感觉真是妙不可言! - ※布衣公子 - 以工匠之心做PPT

 

数据透视表可以帮我们将日期、时间、数字字段进行自动组合归类,大大方便了我们的日常工作。


Excel048-分组也能这么任性?感觉真是妙不可言! - ※布衣公子 - 以工匠之心做PPT

 

日期分组可以将日期字段按照年、季度、月、日进行自动归类。各分类之间可以同时选择,也可单独选择。


Excel048-分组也能这么任性?感觉真是妙不可言! - ※布衣公子 - 以工匠之心做PPT

 

记得很久以前想得到日期的年,季度,月,日需要用函数做辅助列先计算出来,然后将辅助列添加到数据透视表,现在不用这么费事啦!


如上图所示,数据源中只有日期字段,在用数据透视表进行分析时,将日期放到行字段,将鼠标放在日期字段任意位置右击选择【组合】即可对日期进行分组。


分组功能可以自动获得日期的最小值和最大值,如无特殊要求,最大值和最小值我们只要使用默认值即可。


我们可以按年、季度、月、日进行分组,省去了做辅助列的繁琐工作。


Excel048-分组也能这么任性?感觉真是妙不可言! - ※布衣公子 - 以工匠之心做PPT

 

时间分组可以将时间字段按照小时、分、秒进行自动归类。各分类之间可以同时选择,也可单独选择。


Excel048-分组也能这么任性?感觉真是妙不可言! - ※布衣公子 - 以工匠之心做PPT

 

和日期分组一样,现在不用再烦恼不会时间函数而无法计算时、分、秒了,数据透视表可以很好的帮我们完成分组。


如上图所示,数据源中只有时间一列字段,在用数据透视表进行分析时,将时间放到行字段,将鼠标放在时间字段任意位置右击选择【组合】即可对时间进行分组。


分组功能可以自动获得时间的最小值和最大值,如无特殊要求,最大值和最小值我们只要使用默认值即可。


我们可以按小时、分、秒进行分组,让辅助列见鬼去吧!


Excel048-分组也能这么任性?感觉真是妙不可言! - ※布衣公子 - 以工匠之心做PPT

 

数字分组可以将包含数字的字段根据需要进行有规律的归类和无规律的归类,有规律的归类可以自动分组,无规律的归类需要手动分组。


Excel048-分组也能这么任性?感觉真是妙不可言! - ※布衣公子 - 以工匠之心做PPT

 

有规律的数字分组最大特点是步长相等,这样我们只要自定义步长就可以快速实现数字区间的分组,最大值和最小值使用默认值即可。


如上图所示案例,我们将步长(及年龄间隔)设置为10,数据透视表会自动按照自定义的步长帮我们将数字分成若干区间,是不是很智能呢?


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无规律的数字分组最大特点是步长不相等,这样我们只能手动选择区间然后右键单击【分组】,分组后将组名称修改一下即可。


如上图所示案例,18岁-19岁之间步长(时间间隔)为2年,我们将其归类为20岁以下,20岁-30岁之间步长为11年,我们将其归类为20-30,其它的年龄段依次类推。


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上图为数字分组的一种特殊情况,正数(出货数量)和负数(退货数量)同在一个字段,那么怎样通过分组的方法将出货数量和进货数量分离开呢?


其实不难,具体步骤如下:


① 将数量同时放在行字段和值字段。行字段的数量用来分组,值字段的数量用来汇总。


②对行字段的数量进行分组,将最小值设置为0,最大值设置为99999(也可设置为数据的最大值)。这样数据透视表自动分成了大于0和小于0两个组。


③修改组名称,将小于0的组命名为「退货」,大于0的组命名为「出货」。


④最后将行字段的数量放到列字段即可。


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辅助分组是通过添加辅助列的方法用公式根据分类依据先计算出各分类,然后将辅助列添加到数据透视表的行字段或列字段。


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上图我们添加辅助列,然后用SUMIF结合VLOOKUP计算出客户的等级,如果您对SUMIF和VLOOKUP的使用方法有疑问,可以参见往期课程。

将辅助列放到数据透视表行字段,就实现了快速分组,辅助列分组适用于分组条件较复杂的情况。

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